Entwicklung eines Blueprint-Artefakts für Microsoft 365 Migrationen an Schulen im Kanton Bern

Ausgangslage

Die Digitalisierung im Schweizer Bildungswesen schreitet stetig voran. Schulen im Kanton Bern stehen zunehmend vor der Aufgabe, ihre bestehenden OnPremise-Infrastrukturen auf cloudbasierte Lösungen wie Microsoft 365 umzustellen. Dabei sind sie mit diversen Anforderungen aus kantonalen und bundesweiten Vorgaben konfrontiert, welche vor einer Migration geklärt werden müssen. Hinzu kommen schulspezifische Anforderungen rund um den Schutz von Minderjährigen, die Datenhaltung und die IT-Governance, die sich deutlich von klassischen Unternehmensprojekten unterscheiden. Aufgrund der knappen internen Budgets werden solche Migrationsprojekte oftmals an einen IT-Dienstleister ausgelagert.

Die Swisscom begleitet im B2B-Bereich Schulen im Kanton Bern auf dem Weg in die Cloud und führt entsprechende M365-Migrationsprojekte durch. Damit solche Projekte konsistent und qualitativ hochwertig umgesetzt werden können, setzt die Swisscom sogenannte Blueprints ein, strukturierte Leitfäden, die Engineers bei der Projektdurchführung als Orientierung dienen. Bislang fehlt jedoch ein solcher Blueprint für den schulspezifischen Kontext im Kanton Bern, was die Qualitätssicherung bei entsprechenden Projekten erschwert. Die Swisscom hat daher den konkreten Bedarf, einen auf das Schulwesen spezialisierten Blueprint zu entwickeln.

Ziel der Arbeit

Ziel dieser Bachelorarbeit war die Entwicklung eines praxistauglichen Blueprint-Dokuments für die Microsoft 365 Migration von Schulen im Kanton Bern im Kontext von Kommunikation und Kollaboration. Der Blueprint soll Swisscom B2B Engineers künftig als standardisierter Leitfaden dienen und sicherstellen, dass regulatorische Anforderungen, schulspezifische Besonderheiten sowie bekannte Risiken und Herausforderungen bereits zu Projektbeginn systematisch berücksichtigt werden. Der Scope des Blueprints umfasst dabei ausschliesslich Dienste innerhalb von Microsoft 365 im Bereich Kommunikation und Kollaboration, konkret Microsoft Teams, SharePoint Online, Exchange Online sowie Entra ID. Alle weiteren Dienste und Themengebiete werden bewusst ausgeklammert. Der Blueprint fasst zudem die geltenden Vorgaben hinsichtlich Governance und Compliance vereinfacht zusammen und wurde durch eine Evaluation mit Experten der Swisscom B2B auf seine Praxistauglichkeit überprüft.

Methoden

Als übergeordneter Forschungsrahmen diente der Design Science Research Ansatz, der die strukturierte Entwicklung und Evaluation eines praxisorientierten Artefakts ermöglicht. Ergänzend wurden drei leitfadengestützte Experteninterviews mit IT-Verantwortlichen aus zwei Schulen im Kanton Bern durchgeführt und mittels qualitativer Inhaltsanalyse nach Mayring ausgewertet. Die iterative Weiterentwicklung des Blueprints erfolgte anschliessend durch zwei Evaluationsrunden mit fünf Swisscom B2B Engineers gemäss einer adaptierten Delphi-Methode.

Ergebnisse

Das zentrale Ergebnis der Arbeit ist ein vollständiger, einsatzbereiter Blueprint für Microsoft 365 Migrationsprojekte bei Schulen im Kanton Bern. Der Leitfaden gliedert sich in vier Hauptbereiche: eine Servicebeschreibung der relevanten M365-Komponenten inklusive Best-Practice-Empfehlungen von Microsoft und der Swisscom, eine Übersicht der geltenden regulatorischen Vorgaben auf Bundes- und Kantonsebene, eine praxisorientierte Checkliste, die gemeinsam mit dem Kunden während der Projektdurchführung erarbeitet wird, sowie eine Risikobetrachtung mit den wesentlichsten Herausforderungen aus Migrationsprojekten im schulischen Umfeld.

Die Evaluation durch die adaptierte Delphi-Methode bestätigte die Praxistauglichkeit des Artefakts. Über zwei iterative Runden wurde der Blueprint durch erfahrene Swisscom B2B Engineers bewertet, diskutiert und gezielt weiterentwickelt. Das Feedback floss direkt in die Überarbeitung ein, wodurch der Leitfaden hinsichtlich Vollständigkeit, technischer Korrektheit und Praxisrelevanz deutlich verbessert werden konnte. Der Blueprint ist in das bestehende Phasenmodell der Swisscom integriert und steht den Engineers für künftige Migrationsprojekte unmittelbar zur Verfügung.