Digitalisierungspotenziale im Bewerbungsprozess von Immobilienverwaltungen

Eine Analyse mit Handlungsempfehlungen am Beispiel FlatMaster

Bewerbungsdossiers per Post, gefälschte Betreibungsregisterauszüge und dreissig ungelesene Bewerbungs-E-Mails am Montagmorgen. So sieht der Alltag in vielen Schweizer Immobilienverwaltungen aus. Obwohl der Bewerbungsprozess für Mietwohnungen zum wirtschaftlichen Kerngeschäft der Bewirtschaftung gehört, lag bislang keine wissenschaftliche Untersuchung vor, die diesen Teilprozess in der Deutschschweizer Immobilienbranche empirisch beleuchtet. Diese Bachelorarbeit schliesst diese Lücke mit einer systematischen Analyse, dreizehn gewichteten Pain Points, sieben Handlungsempfehlungen und einem validierten BPMN-Soll-Prozess.

Kontext

Mit rund 19'600 Unternehmen im Grundstücks- und Wohnungswesen bildet die Immobilienbranche einen bedeutenden Schweizer Wirtschaftszweig. Während in anderen Dienstleistungsbranchen digitale Workflows längst Standard sind, deuten Praxisberichte und Branchenempfehlungen des SVIT darauf hin, dass der Bewerbungsprozess in vielen Verwaltungen noch stark manuell geprägt ist. Gleichzeitig stellt das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) seit September 2023 erhöhte Anforderungen an die Verarbeitung sensibler Bewerbungsdaten. Als Praxispartner fungierte FlatMaster, ein Schweizer PropTech-Startup, das den Bewerbungsprozess über eine SaaS-Plattform digitalisiert.

Ziel und Fragestellung

Das Ziel war die systematische Erhebung des Status quo, die Identifikation und Gewichtung zentraler Schwachstellen sowie die Entwicklung eines optimierten Soll-Prozesses. Drei Forschungsfragen leiteten die Arbeit: Wie ist der Bewerbungsprozess gestaltet und welche Pain Points bestehen? Wie lassen sich diese priorisieren und in Handlungsempfehlungen überführen? Und wie sieht ein Soll-Prozess aus, der digitale Lösungen wie FlatMaster integriert?

Methodik

Das Vorgehen folgte einem qualitativ-explorativen Forschungsdesign und wurde als Design Science Research (Hevner et al., 2004) klassifiziert. Neun semi-strukturierte Experteninterviews mit Verwaltungen unterschiedlicher Grösse – von der 3-Personen-Verwaltung bis zum Unternehmen mit über 200 Mitarbeitenden wurden mittels qualitativer Inhaltsanalyse nach Mayring (2015) ausgewertet. Die deduktiven Kategorien basierten auf dem Digital Transformation Framework (Stjepić et al., 2020). Der entwickelte Soll-Prozess wurde anschliessend durch ein Expertenreview mit einer funktionalen FlatMaster-Demo validiert.

Ergebnisse

Die Analyse zeigt: Der Bewerbungsprozess folgt branchenweit einem gemeinsamen Kernprozess mit zehn bis vierzehn Schritten, ohne dass dieser jemals formal dokumentiert wurde. Ein zentraler Befund ist, dass der Digitalisierungsgrad nicht mit der Unternehmensgrösse korreliert, sondern von strategischen Führungsentscheidungen abhängt. Eine mittlere Verwaltung mit 18 Mitarbeitenden arbeitet komplett papierlos, während eine grosse mit 80 Mitarbeitenden Bewerbungen noch handschriftlich verarbeitet.

Dreizehn Pain Points wurden identifiziert und gewichtet. Die gravierendsten: manuelle Bewerbungsprüfung, gefälschte Betreibungsregisterauszüge, zeitaufwendige Referenzprüfung, Medienbrüche und unvollständige Dossiers. Ergänzend wurde der Datenschutz als implizites Querschnittsthema identifiziert – mit persönlichen Haftungsrisiken bis CHF 250'000 unter dem revDSG.

Aus den Befunden wurden sieben Handlungsempfehlungen in einen BPMN-Soll-Prozess mit drei Lanes (Mieter, Plattform, Verwaltung) überführt. Die befragten Experten bestätigten den Ansatz als praxistauglich. Als direkt einsetzbare Artefakte entstanden ein gewichteter Pain-Point-Katalog, sieben Handlungsempfehlungen, ein BPMN-Soll-Prozess mit Exception Paths sowie eine Zuordnungstabelle HE-zu-Pain-Point.

Fazit

Der Bewerbungsprozess bietet erhebliche Digitalisierungspotenziale, die nicht durch eine Neugestaltung, sondern durch gezielte digitale Ergänzungen bestehender Abläufe gehoben werden können. Die Plattform übernimmt die repetitiven Schritte, die finale Entscheidung bleibt beim Bewirtschafter. Darüber hinaus wird empfohlen, den Datenschutz als integralen Bestandteil jeder Prozessdigitalisierung zu betrachten, die Scoring-Ethik frühzeitig mitzudenken und die Mieterperspektive in einer Folgestudie zu erheben.