Der Weg zu agiler Budgetierung: Entwicklung eines Modells in einer hybriden Organisation

In Anbetracht der zunehmenden Beliebtheit von agilen Methoden in verschiedenen Geschäftsbereichen werden Unternehmen mit Herausforderungen bei bestehenden Prozessen konfrontiert. Flexibilität und Effizienz werden noch mehr an Bedeutung gewinnen. Ein wesentlicher Konfliktpunkt ist die Vereinbarkeit von klassischen Prozessen wie Budgetprozessen mit agilen Projekten. Die Prozesse sind oft auf eine Budgetplanung ausgerichtet, bei der alle Details des Projektplans im Voraus bekannt sein müssen, um eine Budgetfreigabe zu erhalten. Ein weiteres Hauptproblem ist, dass die traditionelle Budgetierung oft auf eine jährliche Planung ausgelegt ist. Beide Herausforderungen können für agile Projekte problematisch sein, da sich der Projektplan im Laufe des Vorhabens aufgrund von Feed-back und neuen Erkenntnissen ändern kann.

Mit dieser Arbeit sollte nicht nur zu einem besseren Verständnis von agilen Budgetierungspraktiken beigetragen werden, sondern es sollten auch praktische Lösungen für Unternehmen gefunden werden, die ihre Budgetprozesse optimieren möchten. Zudem bietet die Arbeit eine Analyse der Herausforderungen bei der Integration agiler Prinzipien in traditionelle Budgetprozesse. Darüber hinaus liefert sie Einblicke in die praktische Anwendung und Umsetzung agiler Budgetierungsmodelle.

Das primäre Ziel dieser Arbeit ist, die Herausforderungen bei der Budgetierung von agilen Projekten in hybriden Organisationen zu analysieren und auf Basis dieser Erkenntnisse ein Modell für den Geschäftsbereich Energy Marktes & Group Services (EMS) der BKW Energie AG zu entwickeln, welches eine effektive Integration von Agilität in den Budgetprozess ermöglicht.

Um dieses Ziel zu erreichen, sollen folgende Forschungsfragen beantwortet werden:

1. Welche spezifischen Herausforderungen ergeben sich bei der Budgetierung von agilen Projekten in hybriden Organisationen und welche Lösungsansätze werden in Theorie und Praxis aufgezeigt?

2. Wie kann ein Modell zur Budgetierung agiler Projekte in hybriden Organisati-onen, welches sowohl die agilen Prinzipien als auch die Anforderungen des Geschäftsbereichs Energy Markets & Group Services der BKW Energie AG berücksichtigt, gestaltet sein?

Um die formulierten Forschungsfragen fundiert beantworten zu können, wurde ein methodisches Vorgehen gewählt, das auf einer Kombination von primären und sekundären Datenquellen basiert. Durch diesen gemischten Ansatz wird sichergestellt, dass das Forschungsthema adäquat und in ausreichender Breite und Tiefe untersucht wird. Die sekundäre Datenerhebung umfasst die Aufarbeitung von Literatur. Interviews mit internen sowie externen Expertinnen und Experten sowie Fachleuten decken den primären Forschungsbereich ab.

Datenerhebung

Zuerst wurde eine Literaturrecherche durchgeführt und anschliessend qualitative Interviews. Für eine umfassende Erörterung des Forschungsbereichs und für eine fundierte Beantwortung der Forschungsfragen entschied sich der Autor für die Durchführung eines halbstandardisierten Interviews. Dabei wird ein Interviewleitfaden mit acht bis 15 Fragen genutzt. Der Leitfaden dient folglich als Gesprächsleitfaden; die Fragen werden dem Gegenüber der Situation entsprechend gestellt und nicht wortgetreu vorgegeben. Dadurch erhalten die Interviewten die Möglichkeit, ihre Gedanken, Erfahrungen und Perspektiven möglichst authentisch zu schildern und bei Bedarf bestimmte Themen zu vertiefen.

Datenauswertung

Im Rahmen der Bachelorarbeit wurden die Interviews systematisch aufgezeichnet und transkribiert. Das Ziel der Transkription bestand darin, eine systematische Zusammenfassung der Interviews zu erstellen. Anschliessend wurde eine qualitative Inhaltsanalyse durchgeführt, um Muster, Themen und Bedeutungen innerhalb der gesammelten Daten zu identifizieren.

Herausforderungen bei der Budgetierung von agilen Projekten in hybriden Organisationen

Im Zuge der vertieften Untersuchung wurde festgestellt, dass hybride Organisationen vor komplexen Herausforderungen stehen, wenn es darum geht, agile Projektmanagementmethoden mit traditionellen Budgetprozessen zu verbinden. Eine zentrale Problematik ist die oft starr wirkende Art traditioneller Budgetierungsmethoden, die nicht genügend Flexibilität bieten, um auf die schnellen und unvorhersehbaren Veränderungen zu reagieren, die agile Projekte mit sich bringen können. Es wurde die Notwendigkeit deutlich, agile Werte wie Schnelligkeit, Flexibilität, kontinuierliche Verbesserung und enge interdisziplinäre Zusammenarbeit in den Budgetprozess zu integrieren. Besonders hervorgehoben wird die Bedeutung der Anpassungsfähigkeit, um schnell auf Marktveränderungen und interne Dynamiken reagieren zu können. Methoden wie Beyond Budgeting setzen hier bereits an, ihr Fokus liegt jedoch auf komplett agilen Organisationen im Gegensatz zu den hier betrachteten hybriden Formen.

Entwicklung des Modells zur agilen Budgetierung

Im Zuge der Entwicklung eines neuen Budgetierungsmodells für den Geschäftsbereich EMS wurde ein innovativer Ansatz entworfen, der agile Methoden mit traditionellen Budgetierungsstrukturen verbindet.

Bei diesem Modell wird das OKR-Framework genutzt, um eine klare strategische Ausrichtung und Zielsetzung zu gewährleisten. Es unterstützt zudem eine rollierende Budgetplanung, die kontinuierliche Anpassungen ermöglicht. Bei der Einführung des Modells wird eine sorgfältige Überwachung empfohlen, um sicherzustellen, dass den Anforderungen des Unternehmens entsprochen wird. Das Model berücksichtigt die Erfordernisse von flexiblen Budgets, die sich den sich ändernden Anforderungen und Prioritäten des Unternehmens sowie seiner Projekte anpassen können. Das Modell basiert auf einer engen Verbindung zwischen Budgetierung und den strategischen Zielen des Unternehmens und schafft Flexibilität, um auf Veränderungen reagieren zu können.

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass die Budgetierung agiler Projekte in hybriden Organisationen komplexe Herausforderungen mit sich bringt, die ein Umdenken in traditionellen Budgetierungsansätzen erfordern. Das entwickelte Modell bietet die Möglichkeit, diese Herausforderungen zu bewältigen und gleichzeitig die Vorteile agiler Methodden zu nutzen.

Kontakt: Tim Zürcher