Analyse von Confluence-Daten zur Untersuchung der Wissenslandschaft in der SBB AG

Kontext

Die Schweizerischen Bundesbahnen (SBB) stehen angesichts einer bevorstehenden Rentenwelle vor der Herausforderung, das wertvolle, über Jahre angesammelte Fachwissen zu erhalten. Um diesen Wissensverlust zu verhindern, entwickelt das Unternehmen ein neues Wissensmanagementsystem, "WIAS". Die Einführung dieses Systems stellt das Unternehmen jedoch vor weitere Herausforderungen: Die Dokumentation und Aktualisierung des bestehenden Wissens sowie die Identifizierung von Wissensträgern sind essenziell, aber komplex. Dies bildet den Kontext für die Implementierung von "WIAS" in einem grossen und dynamischen Unternehmen wie der SBB.

Ziele

Das primäre Ziel dieser Arbeit besteht darin, die SBB bei der Identifikation von Schlüsselpersonen zu unterstützen, die bereits aktiv auf der Plattform "Confluence" Wissen dokumentieren. Darüber hinaus wird analysiert, welche Arten von Wissen bereits dokumentiert sind und wie aktuell dieses Wissen ist, einschliesslich der Identifizierung von besonders relevanten oder möglicherweise veralteten Wissensbeiträgen. Ein weiteres Ziel ist die Visualisierung von Verbindungen zwischen Mitarbeitern und Wissensinhalten, um die Organisationsstruktur der SBB zu verstehen und potenzielle Ineffizienzen aufzudecken.

Methodik

Die Forschung basiert auf einer mehrstufigen methodischen Herangehensweise. Zunächst wird eine Datenstruktur und -basis geschaffen, die durch eine speziell für diese Arbeit entwickelte Applikation aus der Confluence-API importiert wird. Anschliessend wird eine umfangreiche Literaturrecherche durchgeführt, um ein fundiertes Verständnis über Wissensmanagement und die Plattform Confluence zu erlangen. Nach dieser Vorarbeit folgt eine explorative Analyse und Visualisierung der Daten, um erste Erkenntnisse zu gewinnen, die dann für weiterführende Analysen verwendet werden.

Ergebnis

Die Analyse des Confluence Wissensmanagementsystems bei der SBB brachte eine Reihe von Schlüsselerkenntnissen hervor. Ein Hauptpunkt war die Identifizierung einer kleinen, aber massgeblichen Gruppe von Mitarbeitern und externen Fachleuten, die aktiv zur Dokumentation von Wissen beitragen. Diese Gruppe bildet 20 % aller Seiten, wobei die IT-Abteilung einen signifikanten Anteil daran hat.

Zum Thema der Nutzung der Plattform durch verschiedene Bereiche hat die Untersuchung ergeben, dass die IT-, Infrastruktur- und Personalverkehrsabteilungen das System intensiver nutzen als andere. Es wurde auch festgestellt, dass Confluence vorrangig zur Dokumentation von Besprechungsnotizen und Projektmanagement-Aspekten genutzt wird, was mit dem hohen Anteil von IT-Mitarbeitern, die an der Erstellung von Inhalten beteiligt sind, korreliert.

Die Analyse der Aktualität und Relevanz der Beiträge hat gezeigt, dass ein signifikanter Anteil der Einträge im Laufe ihrer Existenz auf der Plattform wenig oder gar nicht verändert wird. Dies deutet darauf hin, dass Confluence hauptsächlich zur Dokumentation von Besprechungen genutzt wird, die typischerweise keine fortlaufende Überarbeitung erfordern.

Interessant sind auch die Ergebnisse zur Vernetzung des dokumentierten Wissens innerhalb des Unternehmens. Hierbei spielt insbesondere die IT-Abteilung eine zentrale Rolle im Prozess der Wissensvernetzung. Die Daten zeigen, dass Wissen meist in kleineren, teils stark vernetzten Gruppen entsteht (Abbildung "Vernetzung der erstellten Seiten über gemeinsame Autoren").

Diese Studie bietet einen ersten detaillierten Einblick in das auf Confluence dokumentierte Wissen in der SBB. Basierend auf den Ergebnissen lassen sich Aussagen über das generelle Nutzungsverhalten und die inhärenten Muster in der Verwendung des Wissensmanagementsystems treffen. Zukünftige Untersuchungen könnten vertiefend die Art des generierten Wissens, die Rolle der Wissensträger und die Verwendung des dokumentierten Wissens beleuchten.
Insgesamt liefert diese Arbeit wertvolle Impulse zur weiteren Verbesserung des Wissensmanagements in der SBB und bietet zahlreiche Ansatzpunkte für zukünftige Forschungen.