Rahmenbedingungen für eine datenzentrierte Verwaltung: Erfolgsfaktoren für die Umsetzung von Rollenkonzepten als Beispiel für die Stadt Bern

Im Zuge der digitalen Transformation gewinnt der strategische Umgang mit Daten in der öffentlichen Verwaltung zunehmend an Bedeutung. Auch die Stadt Bern sieht sich im Rahmen des Programms «Data Excellence» mit der Herausforderung konfrontiert, ihre fragmentierte Datenlandschaft zu konsolidieren und einen wirkungsorientierteren Umgang mit Daten zu entwickeln. Ein wesentlicher Aspekt ist dabei die Etablierung eines Rollenkonzepts, das eindeutige Zuständigkeiten im Datenmanagement festlegt, um die Datenqualität sowie die Nutzung der Daten bereichsübergreifend zu optimieren. In dieser Bachelorarbeit wird untersucht, welche Voraussetzungen für die erfolgreiche Einführung eines Rollenkonzepts in der öffentlichen Verwaltung gegeben sein müssen. Ausgangslage ist die gegenwärtige Situation in Bern mit mehr als 500 Fachapplikationen, dezentralisierten Zuständigkeiten und bislang keiner institutionellen Verankerung von Rollen wie Data Owner oder Data Steward.

Zielsetzung
Das Ziel der Forschungsarbeit ist es, die notwendigen Voraussetzungen und Erfolgsfaktoren für die Umsetzung eines klar definierten Rollenkonzepts sowie effizienter Organisationsstrukturen im Datenmanagement der Stadt Bern zu bestimmen. Das Rollenkonzept in dieser Arbeit umfasst nicht nur die Aufgabenverteilung, sondern auch eine eindeutige Festlegung von Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnissen im Bereich des Datenmanagements. Ein Rollenkonzept, das alle relevanten Akteure, von «Data Owner» und «Data Steward» bis zu Gremien und Führungskräften, miteinander verknüpft, um redundante Prozesse zu vermeiden, eine konsistente Datenhaltung zu gewährleisten und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit nachhaltig zu fördern. Die Absicht ist, zu erforschen, auf welche Weise ein solches Rollenkonzept einen Beitrag zur Optimierung der fragmentierten Datenlandschaft leisten kann, um eine effiziente Datenbewirtschaftung zu ermöglichen.

Methodik
Es wurde ein qualitativ-exploratives Vorgehen gewählt. Hierzu wurden sechs Interviews mit Expert:innen aus ausgewählten Verwaltungen der Schweiz und Deutschlands durchgeführt. Die Auswertung erfolgte mittels einer qualitativen Inhaltsanalyse unter Verwendung eines deduktiv entwickelten Kategoriensystems.

Ergebnisse
Im Rahmen der qualitativen Untersuchung wurden zentrale Voraussetzungen für die erfolgreiche Umsetzung eines Rollenkonzepts in der öffentlichen Verwaltung identifiziert. Eine der wichtigsten Erkenntnisse ist, dass klare organisatorische Strukturen notwendig sind – ohne zentrale Koordination und definierte Verantwortlichkeiten lassen sich Rollen kaum operationalisieren. Kulturelle Aspekte, wie ein ausgeprägtes Datenbewusstsein und die Wertschätzung datenbezogener Arbeit, spielen ebenfalls eine entscheidende Rolle, sind jedoch schwer veränderbar. Häufig werden Rollen wie „Data Owner“ zwar benannt, aber nicht aktiv gelebt oder formal verankert. Erfolgreiche Beispiele zeigen, dass bestehende Strukturen – etwa Digitalisierungskonferenzen – genutzt werden können, um Rollen effektiv zu integrieren und zu steuern. Als besonders wirkungsvoll erweisen sich einfache, aber zentrale Erfolgsfaktoren wie Motivation, praxisnahe Anwendungsfälle, Vorbilder, klare Kommunikation und die Anbindung an strategische Ziele. Diese fördern nicht nur die Umsetzung, sondern auch die nachhaltige Verankerung einer datenorientierten Verwaltungskultur.

Fazit
Die Bachelorarbeit untersucht, unter welchen Bedingungen ein Rollenkonzept in der öffentlichen Verwaltung erfolgreich umgesetzt werden kann. Dabei zeigt sich, dass organisatorische, kulturelle und steuernde Faktoren zusammenwirken müssen – eine reine Rollenfestlegung reicht nicht aus. Erfolgreiche Umsetzungen basieren auf klarer Steuerung, kultureller Akzeptanz und einer schrittweisen Einführung in bestehende Strukturen. Viele Verwaltungen, insbesondere in der Schweiz, stehen noch am Anfang dieser Entwicklung, und es fehlt an erprobten Modellen. Die Arbeit versteht sich daher als Impulsgeber für eine Governance, die Daten nicht nur technisch, sondern auch strategisch und gemeinwohlorientiert betrachtet.