Intuitive Lagerplanung in der Pfadi: Analyse und Optimierung durch Projektmanagement

Einleitung
Die Pfadibewegung Schweiz (PBS) ist mit über 51’000 Mitgliedern die grösste Jugendorganisation des Landes. Ein zentrales Element des Pfadijahres sind die ehrenamtlich organisierten Lager, die für viele Kinder, Jugendliche und Leitende den Höhepunkt des Jahres darstellen. Trotz der hohen Bedeutung dieser Lager erfolgt ihre Planung oft unter erschwerten Bedingungen: knappe Zeitressourcen, mangelnde Erfahrung und fehlende systematische Hilfsmittel erschweren die Organisation. Im Zentrum dieser Arbeit steht deshalb die Frage, wie diese Planungsprozesse strukturiert und unterstützt werden können. Der Fokus liegt dabei exemplarisch auf Abteilungen aus dem Kanton Bern, um eine detaillierte Analyse innerhalb eines geografisch eingegrenzten Kontexts zu ermöglichen. Die Ergebnisse sollen als Basis für zukünftige Optimierungsansätze dienen, sowohl innerhalb der Pfadi als auch für andere ehrenamtliche Organisationen.

Problemstellung und Zielsetzung
Viele Pfadileitende sehen sich mit wiederkehrenden organisatorischen Problemen konfrontiert. Unklare Rollenverteilungen, ineffiziente Kommunikation und fehlende Transparenz gehören zu den häufigsten Herausforderungen. Diese Schwierigkeiten sind kein Einzelfall, sondern Ausdruck struktureller Defizite, die typisch für ehrenamtlich geführte Projekte sind. Gleichzeitig mangelt es an Forschung dazu, wie bewährte Projektmanagement-Methoden, insbesondere agile Ansätze wie Scrum oder Kanban, sinnvoll auf diese spezifischen Rahmenbedingungen übertragen werden können. Die Zielsetzung dieser Arbeit ist daher zweifach: Zum einen soll der aktuelle Planungsprozess in der Pfadi systematisch erfasst und dargestellt werden. Zum anderen wird untersucht, wie agile Methoden diesen Prozess verbessern könnten, ohne den partizipativen Charakter der Pfadibewegung zu gefährden. Die entwickelte SOLL-Struktur soll konkrete Handlungsempfehlungen für Leitungsteams liefern. Damit leistet die Arbeit einen Beitrag zur Weiterentwicklung ehrenamtlicher Projektarbeit im Jugendbereich.

Methodik
Die durchgeführte Analyse folgt einem qualitativen Forschungsansatz, um die komplexen Abläufe und Herausforderungen der Lagerplanung in der Pfadi vertieft zu verstehen. Grundlage bilden dreizehn leitfadengestützte Interviews mit aktiven Leitpersonen aus verschiedenen Abteilungen der Pfadi Kanton Bern. Die Auswahl der Interviewpartner erfolgte bewusst heterogen hinsichtlich Erfahrung und Funktion im Team, um eine breite Perspektive abzubilden. Ergänzend wurden in den Gesprächen verwendete Tools, Dokumente und Planungsstrukturen gesichtet, um den tatsächlichen Ist-Prozess möglichst realitätsnah abzubilden. Die erhobenen Daten wurden in einem Service Design Blueprint visualisiert, um Schnittstellen, Rollen und Phasen übersichtlich darzustellen. Darauf aufbauend wurde ein SOLL-Prozess modelliert, der sich an agilen Prinzipien orientiert. Ziel war es, nicht nur qualitative Einblicke zu gewinnen, sondern auch praxisnahe und übertragbare Optimierungsvorschläge zu erarbeiten.

Ergebnisse
Die Analyse der Interviews zeigt, dass der Lagerplanungsprozess in der Pfadi Kanton Bern stark von persönlichen Erfahrungen, individuellen Vorlieben und informellen Strukturen geprägt ist. Zwar existieren in vielen Abteilungen gewisse Vorlagen oder bewährte Abläufe, doch diese sind selten standardisiert oder systematisch dokumentiert. Verantwortlichkeiten sind oft unklar verteilt, was in der Praxis zu einer ungleichmässigen Arbeitsbelastung führt. Viele Leitende empfinden den Planungsprozess als zeitaufwändig und wenig transparent, insbesondere für neue Teammitglieder. Das entwickelte Service Blueprint zeigt deutlich, an welchen Stellen Informationsflüsse unterbrochen oder Aufgaben schlecht abgestimmt sind. Der vorgeschlagene SOLL-Prozess auf Basis agiler Methoden wie Kanban bietet eine klare, flexible Struktur und wurde von den meisten Interviewten als hilfreiche Ergänzung zum bestehenden Vorgehen bewertet.

Fazit
Die Untersuchung zeigt, dass die Lagerplanung in der Pfadi Kanton Bern trotz grossem Engagement der Leitenden durch fehlende Struktur, unklare Verantwortlichkeiten und ineffiziente Abläufe herausgefordert ist. Die Einführung agiler Projektmanagementmethoden wie Kanban bietet eine vielversprechende Möglichkeit, die Planung transparenter, effizienter und kooperativer zu gestalten. Dabei bleibt genügend Raum für die kreativen und partizipativen Elemente, die das Pfadileben prägen. Besonders für neue oder unerfahrene Leitende kann ein strukturierter Prozess Entlastung und Orientierung bieten. Weitere Forschung könnte untersuchen, wie diese Ansätze langfristig etabliert und national skaliert werden können.