Homeoffice als Instrument zur Kosteneinsparung?
Kontext
Während der Covid-19-Pandemie war das Homeoffice ein wirksames Mittel um den geschäftlichen Betrieb trotz zahlreichen Einschränkungen so gut wie möglich aufrecht zu erhalten. Auch jetzt ist das Homeoffice nach wie vor beliebt und viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, die Mitarbeitenden wieder auf einer regelmässigen Basis zurück ins Büro zu holen, da rund 75 % der Beschäftigten mit einer Bürotätigkeit weiterhin regelmässig im Homeoffice arbeiten wollen. Aufgrund des allgemeinen Kostendrucks wird in vielen Organisationen auch hinsichtlich der Arbeitsplatzgestaltung geprüft, ob Kosten eingespart werden können. Durch die technischen Fortschritte ist das Homeoffice mittlerweile in den meisten Berufen mit einem Büroarbeitsplatz möglich. Dadurch stellt sich die Frage, ob sich das Homeoffice für die Arbeitgebenden und die Arbeitnehmenden finanziell lohnt und es damit als Instrument zur Kosteneinsparung verwendet werden kann. Diese Bachelor-Thesis fokussiert sich auf die öffentliche Verwaltung sowie die bundesnahen Betriebe, da dort viele Mitarbeitende mit einer Bürotätigkeit arbeiten.
Ziele
Das Ziel dieser Arbeit ist es, herauszufinden, ob die öffentliche Verwaltung inkl. der bundesnahen Betriebe durch den Einsatz von Homeoffice Kosten einsparen kann. Dafür müssen zuerst die verschiedenen Kostenfaktoren identifiziert werden. Anschliessend wird untersucht, ob diese Faktoren bei der Nutzung von Homeoffice zu einer Kosteneinsparung, einer Kostensteigerung oder zu keiner Veränderung der Kosten führen. Die Arbeit soll ebenfalls aufzeigen, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit eine allfällige Kosteneinsparung realisiert werden kann. Dies beinhaltet sowohl rechtliche Aspekte aber auch Anforderungen an die Ausstattung mit Arbeitsmitteln und anderen Einrichtungen. Ein weiteres Ziel dieser Arbeit ist es, den Einfluss des Homeoffice auf die Führungsform und die Zusammenarbeit zu definieren und festzustellen, welche Massnahmen für ein erfolgreiches Zusammenarbeiten umgesetzt werden müssen und welche Kosten diese Massnahmen auslösen.
Methodik
In einem ersten Schritt wurde eine Literaturrecherche durchgeführt. Damit sollten folgende Fragen geklärt werden:
- Was wird unter dem Begriff Homeoffice verstanden?
- Wie sieht die rechtliche Situation betreffend einer Kostenbeteiligung des Arbeitgebers aus?
- Verändert sich die Leistung der Arbeitnehmenden durch das Homeoffice (Effektivität/Effizienz)
- Welchen Einfluss hat das Homeoffice auf das Führungsverhalten der Führungsperson. Haben diese Veränderungen einen Einfluss auf die Kosten?
- Welche Kostenarten verändern sich durch das Homeoffice? Steigen oder sinken die Kosten?
Zur Erhebung der empirischen Daten wurde die qualitative Forschungsmethode mit Experteninterviews und einem induktiven Vorgehen gewählt. Insgesamt wurden acht semi-strukturierte Interviews mit Führungskräften aus verschiedenen Bereichen der öffentlichen Verwaltung sowie bundesnaher Betriebe geführt. Die Interviews wurden im Anschluss transkibiert, ausgewertet und die Ergebnisse mit den theoretischen Grundlagen in Verbindung gesetzt.
Ergebnisse
Die Ergebnisse zeigen, dass eine Kosteneinsparung durch die Nutzung des Homeoffice möglich ist, sofern einige Voraussetzungen erfüllt sind. Die grösste Möglichkeit zur Kosteneinsparung liegt in der Reduktion der Bürofläche und dem damit verbundenen Minderbedarf an Bürogebäuden und Büroeinrichtungen. Damit die Bürofläche reduziert werden kann, muss die Anzahl der vorhandenen Büroarbeitsplätze gesenkt werden. Dazu ist es erforderlich ein Desksharing-System zu haben. Zudem müssen die meisten Tätigkeiten im Homeoffice ausführbar sein, damit es hier nicht zu Verlagerungen kommt. Auch die IT-Systeme müssen so ausgelegt sein, dass ohne grossen Aufwand aus dem Homeoffice auf die wesentlichen Dokumente und Programme zugegriffen werden kann.
Auf der anderen Seite wird die Führung von Mitarbeitenden im Homeoffice als aufwändiger wahrgenommen. Zudem geht der gegenseitige Austausch zurück und der Zusammenhalt in den Teams sinkt. Aus diesem Grund werden oft Massnahmen wie gemeinsame Bürotage eingeführt. Solche Massnahmen stehen jedoch in Konflikt zu einem intensiven Desksharing und können anderweitig erzielte Kosteneinsparungen wieder auflösen.