Handlungsempfehlungen zur Integration agiler Arbeitsweisen im Projektmanagement der Firma SayNode

Sowohl Schweizer Grosskonzerne als auch KMUs und Start-ups setzen vermehrt auf agile Projektmanagement-Frameworks für ihre IT-Projekte wie etwa Scrum, Kanban, SAFe oder Lean. Agile Ansätze haben den Vorteil, dass Teams zügig auf sich verändernde Anforderungen reagieren können. Ausserdem ist es mithilfe agiler Methoden möglich, Rückmeldungen von Kunden direkt in aktive Projekte einzubeziehen, monetäre Ressourcen sowie Workloads effizient zu nutzen und die Zusammenarbeit im Team zu optimieren.

Gerade Jungunternehmen wie etwa die SayNode Operations AG, im Folgenden als SayNode bezeichnet, stehen vor grossen Herausforderungen im Bereich des Projektmanagements. Bei der Durchführung von IT-Projekten entstehen durch mangelhafte Definition der Ziele oder fehlerhafte Planung des Gesamtprojektes Schwierigkeiten bei der Projektdurchführung.

Obwohl die Entwicklung der Apps bei SayNode funktioniert, mangelt es am Management sowie an einer aktiven Leitung der Projekte. Dies resultiert darin, dass Projekte ohne eine angemessene Leitung und Kontrolle sowie ineffizient durchgeführt werden. Festgelegte Termine für vordefinierte Meilensteine müssen wiederholt verschoben werden, wodurch Ressourcen in Form von Zeit und Kosten verschwendet werden.

Das Ziel dieser Forschungsarbeit ist die Entwicklung von Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der internen Prozesse im Projektmanagement der Start-up-Firma SayNode. SayNode ist eine im November 2021 in Burgdorf BE gegründete Software-Entwicklungsfirma mit Fokus auf Blockchain-, Mobile-App- und Web3-Technologien.

Mit der vorliegenden Forschungsarbeit soll dazu beigetragen werden, die Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Projektmanagement sowie entsprechende Lösungen zur Bewältigung dieser Herausforderungen aufzuzeigen. Dazu werden im Rahmen dieser Forschungsarbeit Handlungsempfehlungen erarbeitet, um bei SayNode die Effizienzsteigerung und die Skalierbarkeit zu fördern, die erforderlich ist, wenn in Zukunft mehrere Projekte koordiniert werden müssen.

Die erarbeiteten Handlungsempfehlungen werden den Schlüsselpersonen der Firma vorgestellt. Die Handlungsempfehlungen werden so konzipiert, dass diese zeitnah im Unternehmen umgesetzt werden können.

Basierend auf den Kernprozess, nämlich die Entwicklung von Mobile Apps, werden für die Untersuchung relevante Erkenntnisse sowie bestehende Arbeitsmethoden aus dem Unternehmen herangezogen und analysiert. In der Betrachtung eingeschlossen werden sowohl Beobachtungen der einzelnen Mitarbeiter und deren Arbeitsprozesse als auch interne Befragungen. Die gewonnenen Erkenntnisse dienen als Grundlage für die Erstellung von Prozessmodellen, mit denen die Kernprozesse von SayNode vereinfacht dargestellt werden.

Im Rahmen der Literaturrecherche werden Informationen zu den Projektmanagement-Methoden und agilen Arbeitsweisen in Softwareunternehmen gesammelt. Die Literaturrecherche diente als Unterstützung, um Ansätze für die Optimierung der Prozesse zu entwickeln. Die bei SayNode festgelegten Strukturen sowie Arbeitsprozesse werden mit den im Projektmanagement verwendeten Methoden verglichen. Darauf basierend werden Handlungsempfehlungen für die Firma SayNode abgeleitet.

Das Businessmodell von SayNode basiert auf zwei Pfeilern. Einerseits erhält das Unternehmen Mandate externer Firmen, andererseits möchte sich die Firma mit eigenen Software-Lösungen auf dem Markt etablieren. Im Rahmen der Erstellung der Prozesslandkarte ist ersichtlich geworden, dass aufgrund des Businessmodells der Firma zwei Kernprozesse existieren. Einer davon zeigt die technische Umsetzung der Produkte des Auftraggebers auf (Auftragsgeschäft), während der andere die Entwicklung der eigenen Produkte darstellt.

Während der Analyse war bekannt, dass SayNode Teile der Management-Methoden Kanban- und Getting Things Done-Methode (GTD-Methode) einsetzt. Im Rahmen der Analysen konnten Schwachstellen identifiziert werden, trotz der Umsetzung der beiden Methoden. Diese sogenannten Pain-Points, die durch die Analyse aufgedeckt wurden, sind die Kommunikation, die interne Organisation und Rollenverteilung, das Zeitmanagement sowie die Verwaltung der Projekte mithilfe des Kanban-Boards.

Im Rahmen der Literaturrecherche sind sowohl Gemeinsamkeiten als auch Unterschiede im Vergleich zur Arbeitsweise von SayNode deutlich geworden. Gemeinsamkeiten bestehen in bereits umgesetzter Ansätze wie der GTD- und der Kanban-Methode. Gleichzeitig wurden Verbesserungspotenziale im Hinblick auf die bereits erwähnten Pain-Points erkannt.

Basierend auf die Diskrepanzen, die im Zusammenhang mit der Kommunikation, der Organisation, der Einhaltung der Termine und der Anwendung der Boards identifiziert wurden, wurden Handlungsempfehlungen abgeleitet. Gestützt auf die Literatur werden die Umsetzung von Kommunikationstechniken und Methoden wie Daily Stand-up-Meetings, Timeboxing, das Einführen von WIP-Limits und eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten im Projektmanagement empfohlen.

Nachdem die Handlungsempfehlungen den Schlüsselpersonen der Firma vorgestellt wurde, stimmten die Teilnehmenden den Empfehlungen zu und formulierten erste Gedanken zur Umsetzung der Vorschläge. Die Geschäftsleitung ist davon überzeugt, dass die Umsetzung der Vorschläge ein erster Schritt zur Verbesserung des agilen Projektmanagements sein wird.